Administrator adalah orang yang mengelola kegiatan administrasi di lembaga, termasuk lembaga sekolah. Suatu lembaga berjalan dengan baik atau tidak dapat dilihat dari tata kelola administrasinya. 

Seorang administrator atau tata kelola administrasi ini berada di naungan Tata Usaha (TU) sebagai pelaksana teknis penyelenggaraan administrasi dan informasi sekolah.

Semakin lengkap data yang dikelola administrator maka pelayanan yang diberikan pesantren ke warga pesantren (santri, pengajar, pengelola pondok, wali santri, dan masyarakat umum) akan semakin baik. Selain itu, data yang lengkap dan akurat juga dapat digunakan pimpinan untuk mengambil keputusan secara tepat. Oleh karenanya, seorang administrator harus memiliki kecakapan dalam mengelola administrasi di pondok pesantren.

Tugas Pokok seorang Administrator Pesantren

Tugas pokok seorang administrator pesantren adalah melakukan ketatausahaan pesantren dan bertanggung jawab kepala Kepala Tata Usaha. Berikut beberapa tugas seorang administrator.

a. Urusan Administrasi Pesantren

Pada pengurusan administrasi pesantren pada umumnya berkaitan dengan penyusunan program kerja, pengelolaan keuangan, administrasi ketenagaan dan siswa, penyusunan administrasi perlengkapan pesantren, penyusunan dan penyajian data/statistik pesantren, dan penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan ketatausahaan secara berkala

b. Urusan Administrasi Kepegawaian

Seorang administrator yang berhubungan dengan administrasi kepegawaian bertugas untuk mengisi buku induk pegawai, membuat Daftar Urut Kepangkatan (DUK) PNS, membuat daftar hadir guru/pegawai, membuat daftar gaji, menyimpan berkas data dan arsip pegawai, dan tugas lainnya.

Baca Juga: Rumus Dasar Excel yang Berguna untuk Admin Pesantren

c. Urusan Administrasi Kesantrian

Tugas administrator khususnya administrasi kesantrian berkaitan dengan membuat nomor induk, mengisi buku induk, mengisi buku mutasi, membuat daftar santri perkelas, santri perkamar, menyimpan data alumni, rekap presensi santri, pendataan santri baru, menyiapkan surat izin keluar masuk, membuat surat keterangan dan mutasi santri, dan kegiatan kesantrian lainnya. 

d. Urusan Administrasi Keuangan

Administrator yang bertanggung jawab dalam administrasi keuangan memiliki tugas menyimpan dokumen, rekening giro atau bank, mengajukan pembayaran, membuat laporan  penggunaan keuangan, menyimpan arsip dan SPJ keuangan, dan tugas lainnya. 

Aplikasi Pesantren Permudah Tugas Administrator

Tugas seorang administrator bukan hanya satu, tetapi banyak bagian yang perlu dikerjakan seorang administrator pesantren. Oleh karena itu, penting untuk mengutamakan pekerjaan yang efisien. Ada dua cara yang dapat digunakan untuk membuat pekerjaan administrator menjadi lebih efisien. Pertama dengan menambah SDM dan kedua menggunakan bantuan teknologi.

Sebelum mengambil keputusan perlu pertimbangan yang matang. Salah satunya adalah anggaran lembaga. Bila lembaga ingin menghemat anggaran, maka opsi kedua akan lebih membantu. Pasalnya, dengan menggunakan teknologi biaya yang dikeluarkan tidak sebanyak dengan menambah SDM.

Bila pihak lembaga mampu mencari-cari teknologi apa yang dapat membantu efisiensi pekerjaan dan murah maka bisa menggunakan Aplikasi Pesantren.

Aplikasi Pesantren merupakan sebuah aplikasi online yang diperuntukan bagi lembaga sekolah demi membantu manajemen dan administrasinya menjadi lebih profesional dan melek terhadap digitalisasi.

Untuk melihat layanan dan keunggulan Aplikasi Pesantren Anda dapat mengunjungi website kami di epesantren.co.id

atau 

Coba demo aplikasinya secara GRATIS di demo.epesantren.co.id