Pengertian Administrasi

Administrasi secara luas adalah aktivitas kerja sama yang dilakukan sekelompok orang. Aktvitas kerja sama tersebut ditentukan berdasarkan pembagian kerja yang telah disesuaikan secara terstruktur untuk mencapau tujuan bersama secara efektif dan efisien.

Administrasi secara sempit adalah sebuat kegiatan penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara sistematis. Dalam pengertian ini kegiatan administrasi berfungsi sebagai penyedia keterangan sekaligus memudahkan untuk mendapatkan informasi kembali. 

Dengan kata lain, administrasi berkaitan dengan cara mengelola dan mengatur berbagai aspek kegiatan dan sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan efektif dan efisien.

 

Tujuan Administrasi

Kegiatan administrasi di Pondok Pesantren memiliki beberapa tujuan, diantaranya

 

Memantau Keiatan Administrasi

Administrasi adalah kegiatan yang berkaitan dengan banyak hal sehingga harus dikerjakan secara sistematis dan teratur.

Menerapkan administrasi yang baik menjadikan pondok pesantren dapat memantau kegiatan yang dilakukan (seperti kegiatan apa, bagaimana. dimana, kapan, dan mengapa)

Baca juga : Rekomendasi Pesantren di Tangerang

Evaluasi Kegiatan Organisasi

Kegiatan administrasi akan memudahkan sekolah untuk melakukan evaluasi kegiatan pondok. Salah satu bentuk evaluasi kegiatan yang dilakukan biasanya berdasarkan hasil informasi dan data yang ada.

Tentu dengan adanya evaluasi pondok menjadi lebih memahami proses kegiatan dan kendala selama pelaksanaannya.

 

Memastikan Keamanan Bagi Kegiatan Organisasi

Setiap lembaga pondok pesantren membutuhkan kepastian keamanan saat melakukan sebuah program, Oleh karena itu, setiap pondok membutuhkan pengadministrasian yang baik untuk memantau seluruh aktivitas dari dalam maupun luar. Selain itu, adanya proses administrasi tersebut membuat setiap aktivitas maupun transaksi dapat tercatat secara terperinci dan jelas.

 

Cara Kerja Administrasi

Seorang administrator memiliki tugas utama yaitu kegiatan yang berkaitan erat dengan korespondensi, penyimpanan serta penataan dokumen, data entry dan membantu unit-unit yang membutuhkan data. Administrator nantinya akan menjadikan tuasnya tersebut menjadi sebuah laporan yang akan diserahkan kepada pihak manajemen.

Baca juga : Pesantren Unggulan di Malang

Administrasi Kesantrian

Salah satu administrasi yang menyita banyak waktu adalag administrasi kesantrian. Administrasi kesiswaan pperlu dilakukan tiap hari, minggu, bulan, maupun tiap semester baru. Dalam administrasi kesantrian, hal-hal yang perlu dikelola seperti:

• Data Santri 

data yang berisi Nomor Induk santri, data kelas, data kamar, data hafalan, data pribadi siswa, data wali santri, dan data kunjungan santri. Dilengkapi dengan foto siswa.

• Izin pulang/Pergi

Data yang berisi izin pergi atau pulang santri sehingga memudahkan monitoring sekolah kepada santri.

• Rekap Presensi

Data rekapan kehadiran santri dapat diinput secara digital sehingga laporannya juga diolah secara digital. Staf administrasi tinggal cetak laporan secara otomatis.

 

Memudahkan Administrasi Kesantrian dengan Aplikasi Administrasi

 

Administrasi kesantrian adalah usaha dan kegiatan yang meliputi pengaturan tentang administrasi yang berkaitan dengan santri. Administrasi bidan kesantrian termasuk dalam cakupan ruang lingkup pencatatan data dan pelaporan.

Ditinjau dari segi pembinaan maupun segi penerbitan administrasi, masalah pencatatan data dan pelaporan ini sangat penting. Keduanya sam apenting dan saling berkaitan, dan untuk itu perlu disedikan format-format untuk menunjang pencatatan dan pelaporan tersebut.

Unruk memudahkan proses administrasi kesantrian, ePesantren akan membantu para administrator dalam mengelola data kesiswaan. Kemudahan tersebut seperti:

• Pembaruan Data

Data-data santri yang mungkin dulunya masih tersimpan dalam buku induk ataupun excel sekarang sudah dapat berpindah ke data online yang datanya akan ditampilkan secara real time (bila ada pembaruan data maka data pada software akan otomatis terupdate). Hal ini akan memudahkan bila administrator pondok lebih dari 2 orang.

Baca juga : 9 Pondok Pesantren Terbaik di Jawa Barat

• Minimalisir Data Hilang

Data pada epesantren akan tersimpan dalam sistem cloud. Hal ini memudahkan administrator untuk membuka data pada berbagai perangkat. Tidak harus di pc yang selalu digunakan administrator. Dan data lebih aman karena minim data bisa hilang pada sistem karena terkena virus, tidak sengaja terhapus, ataupun pc/laptop rusak. Meskipun harus berganti perangkat software ini tetap bisa dibuka. Pasalnya epesantren merupakan software yang tidak perlu diinstal pada pc/laptop/hp/tab. Administrator hanya membutuhkan jaringan internet saja untuk membuka ePesantren ini.

 

• Rekap Presensi Otomatis

Bila administrator menggunakan epesantren, maka rekap presensi dapat terbuat secara otomatis oleh sistem. Pihak pondok hanya perlu cetak presensi saja setiap bulan.

 

Jadi, masih ragu untuk menggunakan epesantren untuk memudahkan proses administrasi kesantrian lembaga? Coba demo aplikasinya sekarang yuk. GRATIS, loh. 

DEMO GRATIS

Jangan sampai pondok pesantrenmu tertinggal oleh pondok yang lain. Modernkan sistem administrasi pondok Anda dengan ePesantren.