Pengertian Administrasi
Pengertian administrasi secara luas adalah aktivitas kerja sama yang dilakukan sekelompok orang. Aktivitas kerja sama tersebut ditentukan berdasarkan pembagian kerja yang telah disesuaikan secara terstruktur untuk mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisien.
Administrasi secara sempit adalah sebuah kegiatan penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara sistematis. Dalam pengertian ini kegiatan administrasi berfungsi sebagai penyedia keterangan sekaligus memudahkan untuk mendapatkan informasi kembali.
Tujuan Administrasi
Kegiatan administrasi di pondok pesantren memiliki beberapa tujuan, diantaranya.
Memantau Kegiatan Administrasi
Administrasi adalah kegiatan yang berkaitan dengan banyak hal sehingga harus dikerjakan secara sistematis dan teratur.
Menerapkan administrasi yang baik menjadikan pesantren dapat memantau kegiatan yang dilakukan (seperti kegiatan apa, bagaimana, dimana, kapan, dan mengapa)
Baca Juga: Manajemen Pesantren Lebih Profesional dengan ePesantren
Evaluasi Kegiatan Organisasi
Kegiatan administrasi akan memudahkan pesantren untuk melakukan evaluasi kegiatan pesantren. Salah satu bentuk evaluasi kegiatan yang dilakukan biasanya berdasarkan hasil informasi dan data yang ada.
Tentu dengan adanya evaluasi, pesantren menjadi lebih memahami proses kegiatan dan kendala selama pelaksanaannya.
Memastikan Keamanan Bagi Kegiatan Organisasi
Setiap organisasi pesantren membutuhkan kepastian keamanan saat melakukan sebuah program pesantren. Oleh karena itu, setiap pesantren membutuhkan pengadministrasian yang baik untuk memantau seluruh aktivitas dari dalam maupun luar pesantren. Selain itu, adanya proses administrasi tersebut membuat setiap aktivitas maupun transaksi dapat tercatat secara terperinci dan jelas.
Cara Kerja Administrasi
Seorang administrator memiliki tugas utama yaitu kegiatan yang berkaitan erat dengan korespondensi, penyimpanan serta penataan dokumen, data entry dan membantu unit-unit yang membutuhkan data. Administrator nantinya akan menjadikan tugasnya tersebut menjadi sebuah laporan yang akan diserahkan kepada pihak manajemen.
Administrasi Kesantrian
Salah satu administrasi yang menyita banyak waktu adalah administrasi kesantrian. Administrasi santri perlu dilakukan tiap hari, minggu, bulan, maupun tiap semester baru. Administrasi kesantrian yang perlu dikelola seperti.
- Data Santri
Data yang berisi Nomor Induk Santri, data pribadi santri, data keluarga atau orang tua. Dilengkapi dengan foto santri.
- Izin Pergi/Pulang
Data yang berisi izin pergi atau pulang santri sehingga memudahkan monitoring pesantren kepada santri.
- Rekap Presensi
Data rekapan kehadiran santri. Biasanya direkap selama satu bulan sekali, tetapi pelaporannya diserahkan saat pembagian bersama dengan laporan hasil ujian di tengah semester dan akhir semester.
- Rekap data Tahfidz
Data tahfidz ini perlu direkap per hari/minggu sebagai capaian santri yang perlu disampaikan kepada orang tua tentang perkembangan anaknya selama di pesantren.
Baca Juga: Inilah Prinsip Dasar Manajemen Keuangan Pesantren
Mudahkan Administrasi Kesantrian dengan aplikasi pesantren digital
Administrasi kesantrian adalah usaha dan kegiatan yang meliputi pengaturan tentang administrasi yang berkaitan dengan santri. Administrasi bidang kesantrian mencakup ruang lingkup pencatatan data dan pelaporan.
Ditinjau dari segi pembinaan maupun segi penertiban administrasi, masalah pencatatan data dan pelaporan ini sangat penting. Keduanya sama penting dan saling berkaitan, dan untuk itu perlu disediakan format-format untuk menunjang pencatatan dan pelaporan tersebut.
Untuk memudahkan proses administrasi kesantrian, aplikasi pesantren digital akan membantu para administrator pesantren dalam mengelola data kesantrian. Kemudahan-kemudahan itu seperti.
Pembaruan Data
Data-data santri yang mungkin dulunya masih tersimpan dalam buku induk ataupun excel sekarang sudah dapat berpindah ke data online yang datanya akan ditampilkan secara real time (bila ada pembaruan data maka data pada software akan otomatis terupdate). Hal ini akan memudahkan bila administrator pesantren lebih dari 2 orang.
Minimalisir Data Hilang
Data pada aplikasi pesantren digital akan tersimpan dalam sistem cloud. Hal ini memudahkan administrator untuk membuka data pada berbagai perangkat. Tidak harus di pc yang selalu digunakan administrator. Dan data lebih aman karena minim data bisa hilang pada sistem karena terkena virus, tidak sengaja terhapus, ataupun pc/laptop rusak. Meskipun harus berganti perangkat software ini tetap bisa dibuka. Pasalnya aplikasi pesantren digital merupakan software yang tidak perlu diinstal pada pc/laptop/hp/tab. Administrator hanya membutuhkan jaringan internet saja untuk membuka aplikasi pesantren digital ini.
Rekap Presensi Otomatis
Bila administrator menggunakan aplikasi pesantren digital, maka rekap presensi dapat terbuat secara otomatis oleh sistem. Pihak pesantren hanya perlu cetak presensi saja setiap bulan.
Jadi, masih ragu untuk menggunakan aplikasi pesantren digital untuk memudahkan proses administrasi kesantrian lembaga? Coba demo aplikasinya sekarang yuk. GRATIS, loh.
Jangan sampai pesantrenmu tertinggal oleh pesantren yang lain. Modernkan sistem administrasi pesantren Anda dengan aplikasi pesantren digital.
GRATIS COBA DEMO
