Kehadiran santri di sekolah adalah kehadiran dan keikutsertaan santri secara fisik dan mental terhadap aktivitas sekolah pada jam-jam efektif di sekolah. Pencatatan kehadiran santri, wajib dilakukan oleh ustadz/ustadzah yang mengajar sebagai bahan yang akan dilaporkan ke walinya.

Pengelolaan Rekap Presensi 

Secara administratif, pengelolaan kehadiran dan ketidakhadiran santri (rekap presensi) pada tingkat kelas menjadi tanggung jawab wali kelas. Oleh karena itu, wali kelas seyogyanya dapat mendata secara akurat tingkat kehadiran dan ketidakhadiran santri di kelas. Hal tersebut sekaligus dapat menganalisis dan menyajikannya dalam bentuk grafik atau tabel. 

Informasi presensi santri akan sangat berguna untuk pengambilan kebijakan, baik pada tingkat kelas, sekolah, maupun pondok serta dapat digunakan untuk kepentingan pemberian bimbingan kepada santri yang sering tidak menunaikan kehadirannya. 

Selain sebagai data untuk sekolah dan pondok, rekap kehadiran dan ketidakhadiran akan disampaikan kepada wali santri sebagai bahan pelaporan. Hal ini bertujuan agar wali santri dapat mengetahui dan dapat mengambil peran dalam upaya mencegah dan mengatasi masalah ketidakhadiran santri.

Baca Juga: Pondok Pesantren di Kabupaten Kediri

Proses Rekap Presensi Saat Ini

Pencatatan kehadiran atau presensi di sekolah-sekolah masih belum menggunakan presensi berbasis komputerisasi. Proses pencatatan masih dilakukan manual pada buku agenda yang dilakukan ustadz/ustadzah ketika kelas berlangsung.

Hal di atas mengakibatkan komunikasi antara pihak sekolah yang diwakili oleh wali kelas dengan wali santri kurang terjalin dengan baik. Wali santri tidak dapat mengetahui kebenaran putra / putrinya masuk sekolah atau tidak, karena mekanisme presensi yang dilakukan tidak menghasilkan data yang real time. 

Pada kasus–kasus tertentu wali santri tidak mengetahui jika putra / putrinya tidak masuk sekolah tanpa keterangan dan wali baru mengetahui saat menerima surat panggilan dari sekolah bahwa anaknya sering tidak masuk sekolah. 

Kekurangan Proses Rekap Presensi dengan Buku Agenda

Pencatatan kehadiran menggunakan buku agenda ini memiliki banyak kekurangan diantaranya adalah: 

1. Kesulitannya wali santri dalam memonitoring kehadiran putra / putrinya karena wali santri harus bertanya kepada wali kelas. 

2. Tidak terkontrolnya jam masuk dan jam keluar santri. 

3. Banyaknya terjadi kecurangan yang dilakukan oleh siswa terkait presensi. 

4. Proses rekapitulasi kehadiran santri membutuhkan waktu. 

5. Ustadz/ustadzah kesulitan dalam memotivasi santri dalam hal kedisiplinan. 

Pemanfaatan Rekap Presensi Digital

Pemanfaatan teknologi untuk pengelolaan presensi di sekolah sangat dibutuhkan. Selain itu, memanfaatkan teknologi juga akan memudahkan rekap presensi dan penyimpanan data presensi. Data presensi lebih aman karena tidak takut akan kehilangan buku agenda karena rekap presensi digital sudah tersimpan dalam cloud. Meskipun komputer, laptop, ataupun Handphone rusak, data presensi tetap dapat diakses menggunakan jaringan internet. 

Manfaat rekap presensi digital ini perlu digencarkan karena lebih banyak hal positif yang didapat dibanding hal negatif.

Ingin mencoba rekap presensi digital?

Kunjungi demo GRATIS-nya di demo.epesantren.co.id