Mengelola satu pondok pesantren saja membutuhkan administrasi yang cukup kompleks. Lalu bagaimana jika sebuah yayasan memiliki beberapa unit pendidikan atau pondok yang harus dikelola secara bersamaan?
- Data santri semakin banyak.
- Pengurus semakin banyak.
- Transaksi semakin beragam.
Setiap unit memiliki kebutuhan administrasi masing-masing. Jika semua pengelolaan dilakukan secara terpisah, pekerjaan administrasi dapat menjadi semakin rumit. Karena itu, pesantren atau yayasan yang memiliki beberapa unit membutuhkan sistem yang mampu mendukung Multi Unit & Tersentral. Konsep ini memungkinkan beberapa unit dikelola dalam satu sistem digital dengan pengelolaan data yang lebih terstruktur. Melalui ePesantren, yayasan dan pondok pesantren dapat mulai membangun manajemen administrasi pesantren tersentral sehingga pengelolaan berbagai unit dapat dilakukan dengan lebih mudah. ePesantren telah melayani ratusan pondok pesantren dan memahami kebutuhan lembaga yang ingin melakukan transformasi administrasi dari sistem manual menuju sistem digital.
Satu Yayasan Bisa Memiliki Banyak Unit dengan Kebutuhan Berbeda
Dalam perkembangannya, sebuah yayasan pesantren dapat memiliki lebih dari satu unit pendidikan.
Contohnya:
- Pondok putra
- Pondok putri
- Madrasah
- Sekolah
- Unit pendidikan formal
- Unit pendidikan nonformal
- Cabang pondok di lokasi berbeda
- Unit usaha atau bagian lain yang membutuhkan pengelolaan administrasi
Masing-masing unit dapat memiliki aktivitas dan kebutuhan administrasi sendiri. Namun di sisi lain, yayasan tetap membutuhkan gambaran keseluruhan untuk mengetahui kondisi seluruh unit.Di sinilah sistem Multi Unit & Tersentral pesantren dapat memberikan manfaat.
Apa Itu Multi Unit & Tersentral?
Multi Unit berarti sistem dapat digunakan untuk mengelola lebih dari satu unit dalam sebuah yayasan atau lembaga.Sedangkan Tersentral berarti pengelolaan berbagai unit dapat berada dalam satu sistem pusat sehingga pimpinan atau pihak yang memiliki kewenangan dapat memperoleh informasi secara lebih terstruktur. Dengan pendekatan tersebut, setiap unit tetap dapat menjalankan aktivitasnya sesuai kebutuhan, sementara pengelolaan secara keseluruhan dapat dilakukan dari sistem yang terpusat.
Banyak Unit, Banyak Data, Banyak Pekerjaan Administrasi
Mengelola beberapa unit tanpa sistem yang terintegrasi dapat menimbulkan berbagai tantangan. Bayangkan satu yayasan memiliki lima unit pendidikan. Masing-masing unit menggunakan file Excel berbeda. Masing-masing memiliki laporan keuangan sendiri. Data santri tersimpan di tempat berbeda. Presensi dicatat dengan sistem masing-masing. Ketika pimpinan membutuhkan laporan keseluruhan, semua data harus dikumpulkan terlebih dahulu.Situasi seperti ini dapat membuat pekerjaan administrasi menjadi lebih panjang.
1. Data Setiap Unit Tersebar
Ketika setiap unit menggunakan sistem pencatatan berbeda, data menjadi tersebar.
Admin pusat harus mengumpulkan data dari masing-masing unit untuk mendapatkan gambaran keseluruhan.
2. Rekapitulasi Menjadi Lebih Lama
Semakin banyak unit yang dimiliki, semakin banyak pula data yang harus direkap. Pekerjaan yang seharusnya dapat dilakukan secara lebih cepat justru membutuhkan waktu karena data harus dikumpulkan satu per satu.
3. Risiko Perbedaan Data
Data yang diperbarui di unit tertentu belum tentu langsung diperbarui di sistem pusat. Hal ini dapat menyebabkan perbedaan antara data unit dan data yang dimiliki yayasan.
4. Pimpinan Sulit Melakukan Monitoring
Pimpinan yayasan membutuhkan informasi mengenai kondisi seluruh unit. Jika data tersebar di banyak tempat, proses monitoring menjadi kurang praktis.Pimpinan harus menunggu laporan dari masing-masing unit sebelum dapat memperoleh gambaran secara menyeluruh.
5. Pengurus Pusat Terlalu Banyak Melakukan Rekap Manual
Ketika semua unit berjalan dengan sistem berbeda, admin pusat dapat menghabiskan banyak waktu hanya untuk menggabungkan laporan.Semakin banyak unit yang dimiliki, semakin besar pula beban pekerjaan tersebut.
ePesantren Membantu Mengelola Banyak Unit Secara Tersentral
Untuk menjawab kebutuhan tersebut, ePesantren hadir sebagai aplikasi manajemen pesantren berbasis web dan mobile yang membantu pesantren melakukan digitalisasi administrasi.Salah satu konsep penting yang dibutuhkan yayasan dengan banyak unit adalah Multi Unit & Tersentral.
Dengan pendekatan ini, berbagai unit dalam sebuah yayasan dapat dikelola menggunakan sistem yang lebih terstruktur.Artinya, pesantren tidak harus membuat sistem yang benar-benar terpisah untuk setiap unit.
Sebaliknya, pengelolaan dapat diarahkan ke dalam satu ekosistem manajemen digital yang lebih terpusat.
Manfaat Multi Unit & Tersentral untuk Pesantren
1. Mengelola Banyak Unit dalam Satu Sistem
Yayasan yang memiliki beberapa unit dapat mengelola kebutuhan administrasi secara lebih terorganisir.Setiap unit tetap dapat memiliki data dan kebutuhan masing-masing.Namun pengelolaan berada dalam satu sistem yang lebih terstruktur.
2. Monitoring Lebih Mudah
Pimpinan dapat lebih mudah memperoleh gambaran mengenai kondisi unit-unit yang berada di bawah yayasan.Tidak perlu selalu mengumpulkan laporan dari banyak sistem berbeda.
3. Mengurangi Rekap Manual
Data yang dikelola dalam sistem digital dapat membantu mengurangi pekerjaan penggabungan data secara manual.Hal ini dapat menghemat waktu admin pusat.
4. Data Lebih Terstruktur
Setiap unit dapat dikelola berdasarkan struktur yang jelas.Dengan begitu, data tidak mudah tercampur antara satu unit dengan unit lainnya.
5. Mendukung Pengambilan Keputusan
Informasi yang lebih terstruktur dapat membantu pimpinan memperoleh gambaran yang lebih jelas mengenai operasional lembaga.Data yang tersedia dengan lebih baik dapat menjadi salah satu dasar dalam menentukan langkah pengelolaan pesantren.
Sudah saatnya berhenti mengandalkan rekap manual dari satu unit ke unit lainnya. Hubungi Customer Service ePesantren hari ini dan mulai konsultasikan kebutuhan Multi Unit & Tersentral untuk pesantren Anda.
