fbpx

Aplikasi Pesantren Online, Mudahkan Pengelolaan Pesantren

shape
shape
shape
shape
shape
shape
shape
shape
Aplikasi Pesantren Online Mudahkan Pengelolaan Pesantren

Pesantren adalah lembaga pendidikan Islam tertua di Indonesia dan merupakan produk budaya Indonesia. Menurut Kementerian Agama (2020) total pesantren yang ada di Indonesia sebanyak 26.973 pondok pesantren dari 34 provinsi. Hal tersebut membuktikan tingginya antusiasme masyarakat Indonesia terhadap pesantren.

Tingginya antusiasme masyarakat terhadap pesantren, mengharuskan pesantren untuk meningkatkan kualitas. Meningkatkan kualitas pesantren dapat dilakukan dengan cara mengelola manajemen pesantren menjadi lebih baik.

Manajemen adalah menggunaan sumber daya secara efektif. Berarti mendata santri secara manual dan menghitung pembayaran santri secara manual bukan termasuk manajemen yang baik. Terlebih, semakin berkembangnya teknologi membuat pesantren yang mengurus segala keperluan secara manual akan semakin tertinggal oleh zaman.

Salah satu upaya yang dapat dilakukan pesantren untuk meningkatkan kualitas manajemen dengan memanfaatkan aplikasi pesantren online. Aplikasi ini merupakan sistem manajemen dan administrasi yang dihadirkan untuk mempermudah pesantren dalam mengelola pesantren. Berikut kemudahan yang didapat pesantren saat menggunakan aplikasi pesantren online.

Dapat Diakses Setiap Saat

Dengan menggunakan aplikasi, pengguna dimudahkan untuk mengakses data secara online. Data pesantren dapat diakses di mana pun dan kapan pun karena sistem aplikasi pesantren online adalah real time. Aplikasi ini dapat diakses melalui beragam perangkat seperti Personal Computer (PC), Laptop, Tablet, Gawai, dan perangkat sejenis lainnya. Sehingga memudahkan pengguna untuk tetap melihat data pesantren meskipun tidak berada di kantor. Kemudahan lain yang didapat, pesantren tidak perlu melakukan instalasi aplikasi secara manual. Pesantren hanya perlu mengakses sistem aplikasi dengan menghubungkan perangkat dengan koneksi internet saja.

Pemberitahuan Tagihan Wali Santri secara Otomatis

Aplikasi pesantren online memudahkan pihak pesantren untuk melakukan pemberitahuan tagihan kepada wali santri. Pemberitahuan tagihan dapat disampaikan secara otomatis dengan terhubung langsung ke notifikasi wali santri. Jika dulu pemberitahuan tagihan dilakukan dengan sistem menghubungi satu persatu wali santri. Kini pesantren dapat menyebarkan pemberitahuan tagihan secara otomatis kepada wali santri. Cukup sekali klik pada tiap kelas maka pemberitahuan tagihan akan langsung terkirim melalui whatsapp orang tua dengan dilengkapi jumlah tagihan yang perlu dilunasi.

Notifikasi WhatsApp secara Otomatis

Pihak pesantren tidak perlu lagi membalas satu-persatu pesan konfirmasi wali santri. Dengan aplikasi pesantren online, setiap wali santri yang melakukan pembayaran atau menabung maka secara otomatis wali santri akan mendapat laporan pembayaran melalui notifikasi WhatsApp. Selain itu, absensi santri juga akan dilaporkan kepada wali santri melalui notifikasi WhatsApp. Sehingga, wali santri dapat memantau kegiatan yang dilakukan santri saat di pesantren. Hal ini dapat meningkatkan transparansi dan rasa kepercayaan dari wali santri kepada pihak pesantren.

Pembukuan Otomatis

Kegiatan pembukuan merupakan hal krusial dalam setiap lembaga. Pembukuan adalah proses pencatatan data dan pengumpulan informasi keuangan yang dilakukaan secara terperinci dan teratur. Dengan adanya pembukuan, suatu lembaga dapat mengetahui arus keuangan yang masuk dan keluar. Jika terjadi permasalahan dalam sektor keuangan lembaga, arus keuangan dapat dicek kembali melalui pembukuan tersebut. Sehingga memudahkan lembaga untuk mengetahui permasalahan atau kekurangan yang terjadi dalam sektor keuangan lembaga.

Pembukuan harus dibuat dengan rinci dan teratur agar arus keuangan dapat dipantau dengan baik. Padahal, pembukuan bukan hal yang gampang. Perlu waktu dan ketelitian untuk memasukkan arus keuangan masuk dan arus keuangan keluar sesuai dengan unit atau posnya. Apabila pembukuan masih menggunakan cara tradisional dengan mencatat secara manual arus keuangan masuk dan keluar, maka dapat menghambat kerja pihak pesantren karena waktu yang dimiliki menjadi kurang efisien. Aplikasi pesantren online menyediakan fitur yang dapat mempermudah kerja pihak pesantren untuk melakukan pembukuan dengan rinci dan teratur. Memanfaatkan fitur pembukuan di aplikasi pesantren online memudahkan dan mengefisienkan kerja pihak pesantren dalam hal pembukuan.

Pendataan dan Laporan Tertata Rapi

Aplikasi pesantren online juga memudahkan pihak pesantren dalam berbagai hal laporan dan pendataan. Pendataan ini dapat berupa pendataan santri, pendataan pegawai, dan pendataan kegiatan akademik. Maksud dari pendataan santri adalah memudahkan pesantren dalam pendataan informasi santri berupa data kelas, data kamar, data hafalan santri, riwayat kesehatan, riwayat konseling, hingga nomor WhatsApp wali santri.

Pendataan pegawai tidak jauh berbeda dengan pendataan santri yang berisi data pegawai, jabatan pegawai, dan presensi pegawai. Pendataan akademik berkaitan dengan data dalam proses pembelajaran. Pada bagian akademik berisi jadwal mata pelajaran santri dan data presensi santri. Adanya pendataan santri dan akademik mempermudah pesantren dalam memantau aktivitas yang dilakukan santri selama di pesantren. Kemudian, adanya pendataan pegawai memudahkan pesantren dalam memantai aktivitas pegawainya.

Selain pendataan yang tertata rapi, berbagai jenis laporan juga dapat dilihat secara sistematis dalam aplikasi pesantren online. Laporan dapat dicetak dalam bentuk pdf maupun excel. Laporan dalam aplikasi pesantren modern berupa hasil rekap dari berbagai data yang diunggah pada sistem. Salah satu laporan yang penting dan ada di aplikasi pesantren online adalah laporan keuangan. Dengan laporan keuangan akan terlihat seluruh arus keuangan pesantren.

Kegiatan pendataan dan laporan yang tertata rapi akan memudahkan pesantren untuk  melihat data yang sudah terorganisir dengan baik. Selain itu, dengan adanya data yang digitalisasi atau dimasukkan dalam sistem akan memperkecil resiko kehilangan data dibandingkan menyimpan data secara manual.

Menghemat Waktu dan Tenaga

Dengan menggunakan aplikasi pesantren online sama halnya dengan pihak pesantren lebih menghemat waktu dan tenaga. Menghewat waktu dan tenaga untuk melakukan pembukuan, melakukan pendataan siswa dan pegawai, membuat laporan atau rekap, serta menghemat waktu saat mengirim pesan tagihan atau laporan pembayaran ke wali santri. Bahasa lainnya, jika sudah menggunakan aplikasi pesantren online maka segala kegiatan manajemen dan administrasi akan lebih efisien.

Efisien dalam hal waktu dan tenaga. Tenaga dalam hal ini adalah orang atau pegawai. Apabila dulu pesantren membutuhkan dua hingga tiga orang untuk mengurus urusan manajemen dan administrasi presantren. Sekarang dengan menggunakan aplikasi, urusan manajemen dan administrasi pesantren dapat ditangani oleh satu atau dua orang. Tenaga atau pegawai yang lain dapat membantu urusan pesantren lainnya yang tidak dapat diselesaikan dengan aplikasi pesantren online.

Beberapa kemudahan di atas menujukkan manfaat yang akan didapat bila pesantren menggunakan aplikasi ini. Aplikasi pesantren online adalah terobosan di zaman yang serba modern untuk membantu pesantren dalam mengolah data dan digitalisasi data. Digitalisasi data sangat penting karena memudahkan arsip data dan pencarian data.

Tingkatkan peforma pesantrenmu untuk bersaing di era digital. Jangan mau ketinggalan dengan pesantren yang sudah menggunakan aplikasi pesantren online. Rasakan kemudahan manajemen dengan aplikasi pesantren online sekarang juga. Bila ingin melihat dan merasakan kemudahan secara nyata coba demonya secara gratis di http://demo.epesantren.co.id atau kunjungi laman https://epesantren.co.id.

Aplikasi Pesantren Online l Solusi Manajemen dan Administrasi Pesantren Anti Ribet

Tim CS kami ada di sini siap untuk menjawab pertanyaan Anda. Tanya kami apa saja!